2Share Multipropriedades
Nosso tempo é controlado por emergências, tarefas a serem executadas e tarefas a serem concluídas.
Muitas vezes, somos tão sobrecarregados com o que fazer que não sabemos como priorizar essas atividades e acabamos dando uma ordem de desempenho que parece lógica ou prática.
Não há nada de errado nisso, se não por um pequeno detalhe: como você entende o que é urgente e o que é insignificante?
O que acontece quando não sabemos qual tarefa ou projeto priorizar?
Todo mundo já passou por essa situação e, na maioria das vezes, somos sempre levados a realizar tarefas urgentes, mas não importantes, deixando de fora as importantes que podem parecer pouco urgentes.
Fazer uma escolha se torna realmente difícil. Mas existe um método que permite o gerenciamento de prioridades através da avaliação de atividades de acordo com quatro critérios: a matriz de Eisenhower.
Como você pode imaginar pelo nome, esse sistema foi estudado pelo presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, na década de 1950.
“O importante raramente é urgente e o urgente raramente é importante.”
O lema de Eisenhower encarna o significado desse sistema; de fato, para avaliar uma prioridade, nem sempre urgência é sinônimo de importância.
Vamos ver em detalhes como a matriz Eisenhower funciona para entender o que fazer e quando fazê-lo.
O que é a Matriz Eisenhower e como ela pode ajudá-lo
Durante o seu dia de trabalho, você certamente terá que decidir qual tarefa realizar primeiro e qual realizará por último, talvez definindo a escolha de prioridades e urgências que se adaptem ao seu tempo, à sua agenda ou à de seus funcionários.
Mas qual é realmente a prioridade dessas tarefas? A Matriz Eisenhower é um sistema que pode ajudá-lo a organizar suas atividades, seguindo um esquema de quatro fatores muito simples.
Vamos ver as principais situações divididas em quadrantes, que correspondem à letra S:
S1 alta importância e alta urgência: Emergência
Nesse caso, as possibilidades de escolha não são contempladas. A única coisa a fazer é agir e fazê-lo rapidamente.
As atividades que correspondem a esse quadrante são aquelas a serem executadas imediatamente, como projetos vencidos ou emergências.
Se você frequentemente se encontra gerenciando situações e se sente “apagando incêndios” o tempo inteiro, significa que são seus compromissos que gerenciam seu tempo, e não você que gerencia seus compromissos. Liste essas atividades e reflita sobre isso.
S2 alta importância e baixa urgência: Fazer mais tarde
Nesse quadrante, você encontrará atividades importantes, mas não tão urgentes, para as quais você terá tempo para planejar e organizar.
As tarefas deste tipo são aquelas que permitem gerenciar melhor seu dia e sua empresa. Trabalhar melhor significa trabalhar com planejamento.
S3 Alta urgência e baixa importância: Delegar
Essa é uma categoria específica, pois contém todas as tarefas e compromissos sem importância que, no entanto, levam um tempo precioso para você se dedicar às coisas realmente necessárias.
Pensamos na série de telefonemas com os quais precisamos lidar à noite ou no e-mail para responder: são todas as atividades que você pode delegar para sua equipe ou colaboradores.
S4 baixa urgência e baixa importância: Eliminar
Aqui temos todas as coisas que podem muito bem ser adiadas, talvez dedicando tempo depois de você ter realizado todas as tarefas mais importantes do dia.
E se você não chegar a tempo hoje, pensará amanhã. Se você costuma investir seu tempo nas atividades do quarto quadrante, pode estar perdendo um tempo precioso.
Aplique a Matriz Eisenhower à sua agência imobiliária
Durante nossos dias de trabalho, tendemos a dar muito mais valor ao tempo, ou seja, fazendo as coisas mais urgentes e não importantes, encontrando-nos com muita frequência nos quadrantes do Emergência e Delegar.
Até o S4 nos brinda com todas as tarefas fáceis que preferimos nos apressar para nos livrarmos delas, mas corremos o risco de perder muito tempo com coisas inúteis.
O objetivo da Matriz de Eisenhower é visualizar a urgência e a importância não relacionadas ao conceito de tempo, tentando encontrar-se com mais frequência no quadrante S2.
Para fazer o melhor uso desse esquema, recomendamos que você organize seu trabalho da seguinte maneira:
- compilar uma lista de tarefas diárias;
- ordená-los por importância, sem contar o prazo de execução;
- depois, atribua urgência;
- faça seus negócios sem pensar muito no terceiro e quarto quadrantes. Reserve um momento para decidir como executar essas tarefas, lembrando que delegar não é crime e pode ser uma de suas melhores decisões.
Seguir a Matriz de Eisenhower para organizar seu trabalho ajudará você a otimizar seu tempo, dedicando-o às coisas realmente importantes, aquelas que podem lhe trazer benefícios concretos no trabalho e alcançar seus objetivos.
E como você gerencia suas atividades diárias? Utiliza a Matriz de Eisenhower ou listas de tarefas simples? Diga nos comentários.
Deixar um comentário